Zasady przyjmowania i załatwiania spraw w Urzędzie Skarbowy w Ełku regulują następujące akty prawne:

 1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).

3. Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.).

4. Zarządzenie Nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w tych organach zmienione Zarządzeniem Nr 34 Ministra Finansów z dnia 30 października 2003 r. 

5. Regulamin organizacyjny Urzędu Skarbowego w Ełku.

6. Instrukcja przyjmowania, przetwarzania i przechowywania deklaracji i innych dokumentów podatkowych w Urzędzie Skarbowym w Ełku, stanowiąca załącznik do Zarządzenia Nr 32/2007 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Ełku z dnia 13 lipca 2007 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej przyjmowania, przetwarzania i przechowywania deklaracji i innych dokumentów podatkowych w Urzędzie Skarbowym w Ełku.

Dokumenty w Urzędzie Skarbowym w Ełku można składać:

• bezpośrednio na Sali Obsługi Podatnika,
• za pośrednictwem skrzyni znajdującej się na Sali Obsługi Podatnika,
• w Sekretariacie Urzędu (pokój nr 209, II piętro),
• za pośrednictwem poczty,
• za pomocą poczty elektronicznej - systemu e-deklaracje.

W ramach Sali Obsługi Podatnika funkcjonują następujące stanowiska pracy:

• nr 1 - ewidencja NIP,
• nr 2 - ewidencja NIP, rejestracja podatkowa,
• nr 3 - rachunkowość podatkowa, zaświadczenia o dochodach,
• nr 4 - informacja o podatku dochodowym od osób fizycznych, VAT, kasach rejestrujących,
• nr 5 - informacja o podatku od czynności cywilnoprawnych, zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości.

Pracownik Kancelarii uprawniony jest do przyjmowania dokumentów składanych osobiście przez podatników w Sekretariacie Urzędu, jak również napływających na adres siedziby Urzędu za pośrednictwem poczty oraz przesyłek kurierskich, z zastrzeżeniem korespondencji określonej w przepisach dotyczących informacji niejawnych. Przesyłki oznaczone klauzulą "zastrzeżone", "niejawne", przekazywane są do kancelarii materiałów zastrzeżonych.

Pisma, podania, wnioski, deklaracje podatkowe itp., które zostały nadesłane do Urzędu za pośrednictwem poczty, poczty elektronicznej lub zostały złożone osobiście przez podatnika, pracownik Urzędu zaopatruje złożony dokument w pieczęć daty wpływu wraz z czytelnym podpisem, po uprzednim sprawdzeniu poprawności merytorycznej złożonego dokumentu, kompletności załączników wymienionych we wniosku, dokonania opłaty skarbowej. Na prośbę podatnika, pracownik Urzędu dokonuje potwierdzenia faktu złożenia wniosku, na posiadanej przez niego kopii dokumentu.

Deklaracje i informacje podatkowe, które wpłynęły za pośrednictwem poczty lub zostały złożone osobiście w danym dniu na Sali Obsługi Podatnika, są segregowane według formularzy i przekazywane tego samego dnia, kierownikom poszczególnych komórek organizacyjnych i wprowadzane do systemu informatycznego Poltax.

Zeznania podatkowe, które wpłynęły za pośrednictwem poczty, pracownik Kancelarii przekzuje kierownikowi Działu Podatku Dochodwego od Osób Prawnych i Fizycznych za pokwitowaniem w "Ewidencji ilościowej przekazywanych zeznań rocznych do US.III", po uprzednim opieczętowaniu datownikiem, określeniu daty stempla pocztowego i złożeniu podpisu.

Wszystkie pisma, wnioski, podania oraz inne dokumenty, pracownik Kancelarii przekazuje Naczelnikowi Urzędu do dekretacji. Nastepnie pisma dekretuje Zastępca Naczelnika i Główny Księgowy (zgodnie ze strukturą organizacyjną, określoną w Regulaminie organizacyjnym). W przypadku jednoczesnej nieobecności Naczelnika, Zastępcy Naczelnika i Głównego Księgowego, obowiązek dekretacji pism przychodzących wypełnia kierownik komórki organizacyjnej, wyznaczony przez Naczelnika Urzędu Skarbowego. Po zadekretowaniu pism przychodzących, pracownik Kancelarii rejestruje je w aplikacji Biblioteka Akt (nadając kolejny numer) i przekazuje za pokwitowaniem (na wydruku komputerowym) kierownikom poszczególnych komórek organizacyjnych.

Obsługę bankową i kasową podatników prowadzi Bank Zachodni WBK S.A. 1 Oddział w Ełku przy ul. Wojska Polskiego 67, czynny od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 17:00.